Gå direkt till Nyheten (Förvaltningen Samhällsbyggnad har problem:
Konsultutredning har förslag till förändringar)

 
  1. Lidköpingsnytt.nu
  2. 21 augusti 2019
  1. Dagens namn:
  2. Jon och Jonna
  3. I morgon:
  4. Henrietta och Henrika

Sök i Lidköpingsnytt arkiv

Mer eller mindre relaterat

Förvaltningen Samhällsbyggnad har problem:
Konsultutredning har förslag till förändringar

Publicerad onsdag, 22 maj 2019, 17:12 av Björn Smitterberg

Samhällsbyggnadsförvaltningens personal vet inte tillräckligt mycket om hur verksamheten är planerad. Samtal om verksamheten sker för sällan och planer för vad som ska göras är det ofta bara få som känner till.
Konsulterna som utrett varför det blir fel med fördyringar som följd i vissa av förvaltningens projekt har en hel del kritik, och en hel del ändringsförslag.

– Kommunikation och information runt verksamhetsplanen sker sällan. Verksamhetsplan är något som personalen på inte känner till eller bara känner till en del av. Tidigare utvecklingsledare har slutat och det har inneburit det att det blir glapp. Verksamhetsplanen är under uppbyggnad, skriver konsulterna vid företaget Forsen som studerat verksamheten vid förvaltningen och förvaltningar som är nära kopplade till Samhällsbyggnad – exempelvis Teknisk Service.

Nya medarbetares synpunkter tas inte till vara på bästa sätt. Uppföljningar och erfarenhetsåterföring inom verksamheten är brister. Kompetensutveckling och utvecklingsbehov sker dels systematiskt, dels på eget initiativ. Det finns avsatt tid för kompetensutveckling och bra rutiner och ledarskap för utveckling och stöttning.

När det gäller överenskommelser och avtal med leverantörer, partners samt interna överenskommelser skriver konsulterna:
– Oklara roller och ansvar för vad som avtalas och vem som har kontakt med leverantörer och entreprenörer. Interna överenskommelser är inte alltid dokumenterade. Man förlitar sig på personer och muntliga överenskommelser i stället för att följa arbetsrutiner och vad som avtalats. Dokumentation sker på olika sätt beroende på vem som hanterar frågan.

– Tidspress i vissa projekt gör att arbete ibland startar utan granskade och kvalitetssäkrade underlag. Ansvar och roller är ibland oklara. Klara mötesrutiner och dokumentation saknas. Tidsplanering saknas. Tidsbrist och resursbrist ger kvalitetsproblem. Hög personalomsättning och personal byter tjänster påverkar verksamheten. Tydliga och bra rutiner för enheternas arbete.

Projektledning och byggledning saknas.

– Verksamheten fungerar bra inom enheterna, skriver konsultbyrån.

– Medarbetarnas har hög kompetens och mycket erfarenhet. Rutiner och roller är tydliga inom enheterna. Chefer är stöttande och arbetsmiljön är god. Den finns en god kultur med motiverade och engagerade medarbetare. Samarbetsklimatet är bra.

– Vår bedömning generellt är att den del av förvaltningens och enheterna verksamhet som omfattas av studien bedrivs på ett kostnadseffektivt sätt och med hög kvalitet.

I sammanhanget ska nämnas att vissa delar av förvaltningen – såsom Bygg-enheten som bl a hanterar bygglov, samt Miljö & Hälsa, inte ingår i studien.

– Det noteras i intervjuer att relativt hög personalomsättning påverkar verksamheten negativt och att erfarenhetsåterföring och överlämnade för nya medarbetare är områden som kan förbättras. I övrigt noteras att det finns ett stöttande och hjälpsam medarbetarkultur, bra ledarskap samt en god arbetsmiljö.

– Kommunikation, information och samarbete fungerar framförallt bra när det gäller enheternas enskilda arbetsområde men brister finns när det gäller överlämnande och enhetsöverskridande frågor.

– Brister och utvecklingsområden finns framförallt när det gäller projektplanering, mötesrutiner, kvalitetssäkring, egenkontroll och arbetsberedningar. Exploateringsekonomi och kalkylering bedöms normalt fungera tillfredsställande. Området kan behöva översyn dels med avseende på de nya krav som ställs på förvaltningen på expansionen men också för att säkerställa projektens ekonomi avseende uppföljningar och prognoser.

Projekt Askeslätt

När det gäller Askeslätt har felkostnader och avvikelser i utförandet uppkommit till följd av brister i verksamheten.

– Projektets specifika tekniska förutsättningar framförallt gällande geoteknik och grundvatten är svåra och utmanande. Vår bedömning är att det brustit framförallt när det gäller arbetsmetodik för ledningsförläggning och masshantering.

– Det har också brustit när det gäller och kontroll och kontrollprogram i kombination med negativ tidspåverkan eventuellt med arbete utfört på ofärdiga handlingar. Bristande rutiner och bristfällig övergripande projektplanering bedöms också ha inverkat negativt för genomförandet.

Förslag

Konsulterna föreslår att det utarbetas en modell, en slags handbok, som ska följas från projektets inledning till det fullföljts. Här ska ingå regler om dokumentation, risker och annat. Vissa projekt bör kompletteras med externa experter.

Arbete i egen regi kan fortsätta, men stora projekt bör genomföras av upphandlade företag. Projekten bör ha en styrgrupp som bestämmer vilka egna krafter och inköpta tjänster som ska användas.

Det som här nämnts är ett utdrag ur konsultrapporten.